坂本工業では、新型コロナウイルス感染症に係る緊急事態宣言が発令されていた期間、製造部門は一部で休業を行い、営業や事務部門は出社を最小限に止めるため、テレワークを行っていた。今後もテレワークを活用しながら企業活動を継続していくことを検討していることから、労務管理上の注意点を社労士に相談することとした。
全国に緊急事態宣言が発令されていた期間は、感染予防の観点から急遽、営業や事務部門でテレワークを取り入れてみました。その後、緊急事態宣言は解除されましたが、意外と問題なく業務ができたことから、今後もテレワークを活用していきたいと考えています。
そうですか。政府が出している新しい生活様式の中に、働き方の新しいスタイルの実践例として、以下ものが紹介されています。この中に、テレワークもありますね。
- テレワークやローテーション勤務
- 時差通勤でゆったりと
- オフィスはひろびろと
- 会議はオンライン
- 名刺交換はオンライン
- 対面での打合せは換気とマスク
今回は、まずはテレワークを始めてみるといった感じでのスタートでしたが、今後、働き方のひとつとしてテレワークを本格活用していくとなると、より詳細なルールを決めておく必要があると思います。労務管理上、どのようなことに注意が必要でしょうか？
注意点を大きく分けると、(1)労働時間に関するものと(2)情報管理の２つがありますね。まず、労働時間ですが、テレワークを行った際、どのように労働時間を把握されていましたか？
労働時間の把握については、会社に出勤せず、タイムカードを打刻できないため、特に客観的な方法では把握していませんでした。従業員には、始業・終業時刻で勤務を行い、残業した場合は残業申請をするようにと伝えました。
なるほど。急にテレワークを始めることになったため、客観的に把握できるほどの準備は進められなかったということですね。ただし、テレワークであっても本来、会社には労働時間の把握義務があるため、始業・終業時刻の把握が必要になります。
なるほど。将来的にはクラウド型の勤怠システムの導入も考えたいのですが、導入にも時間がかかると思っています。そこまで行うには時間がかかるので、まずは従業員に始業・終業時刻を報告してもらい、把握することを考えたいと思います。
そうですね。まずは自己申告でもよいので、把握を始めることが第一歩になるのでしょう。そのほか、例えば仕事を開始するとき、終了したときに、上司へその旨を、メールで送ってもらうという方法がありますね。コミュニケーションを念頭に置くと、始業時刻や終業時刻にオンラインで朝礼や夕礼を行うという方法もあるかも知れませんね。
確かに、コミュニケーションをどのように図っていくかという問題がありますので、オンラインで朝礼や夕礼を行う方法はとり入れてみたいと思います。
次に、情報管理の問題については、顧客データや従業員のデータなどを自宅に持ち帰って仕事をすることになりますので、パソコンや資料を持ち帰る際の注意点を従業員に対して教育したり、持ち出したものが社内に戻っているかという管理したりすることが必要になります。
確かにノートパソコンを持って帰ったりしているものの、意識が低い従業員がいるかもしれないので、確認する必要がありそうですね。
そうですね。自宅で機密資料の印刷をしたものの、破棄に関して意識が低く、家庭のゴミの中に混ぜて捨てたことで、情報漏洩というようなことも想定されます。
情報管理規程はありますが、在宅勤務を想定したものにはなっていないため、一度見直した方が良さそうですね。
今回はテレワークを進める上での注意点をとり上げましたが、これはオフィス勤務に活用できるものです。製造業の事業場には当然ながら、不向きであるため日本経済団体連合会が「新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」の中でとり上げている週休3日勤務についてご紹介しておきます。
この週休3日勤務には、単純に1日を休業とする方法と、週の労働時間40時間は変えず、1日の所定労働時間を10時間とし、週4日のフルタイム勤務とする方法があります。後者の場合、フルタイム勤務のまま、週5日を週4日とし、出社頻度を減らし、感染リスクを引き下げるという狙いがあります。なお、1日の労働時間を10時間とする場合、1ヶ月単位または1年単位の変形労働時間制を適用し、就業規則等への定めが必要となります。
■参考リンク
厚生労働省「新型コロナウイルスを想定した「新しい生活様式」を公表しました」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000121431_newlifestyle.html
厚生労働省「テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン」
https://www.mhlw.go.jp/content/000553510.pdf
日本経済団体連合会「「新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」について」
http://www.keidanren.or.jp/policy/2020/040.html
